Проформа и коммерческий инвойс: в чём разница и что смотрит таможня

Проформа (proforma invoice) появляется в начале сделки. Поставщик уже согласовал с вами товар и цену, но отгрузки ещё не было. Проформа нужна, чтобы:

• зафиксировать договорённости: ассортимент, количество, цены, базис поставки;
• дать вам основание для авансового платежа — банк проведёт валютный перевод по проформе, если контракт рамочный;
• иногда — оформить импортные разрешения до прихода груза.

Важно понимать: проформа — не бухгалтерский документ и не финальная цифра. Количество может измениться после производства (фабрика сделала 4 980 штук вместо 5 000 — нормальная ситуация), и тогда финальный инвойс будет отличаться. Это нормально, если расхождения адекватные и подтверждены перепиской.

Коммерческий инвойс (commercial invoice) поставщик выставляет по факту отгрузки. В нём — то, что реально уехало и сколько это реально стоит. Именно он:

• подтверждает таможенную стоимость товара — базу, с которой считаются пошлина и НДС;
• сверяется с контрактом, спецификацией, упаковочным листом и вашими платёжками;
• закрывает сделку для валютного контроля в банке.

Если проформа и коммерческий инвойс различаются — это не страшно. Страшно, когда коммерческий инвойс не сходится с транспортными документами, платежами или упаковочным листом: тогда у таможни появляется повод усомниться в заявленной стоимости и запустить дополнительную проверку. А это запрос документов, обеспечение и простой на СВХ за ваш счёт.

Единой законодательной формы инвойса нет, но для таможни и банка в нём должны быть:

• номер и дата инвойса;
• продавец и покупатель: полные наименования, адреса, реквизиты — строго как в контракте;
• ссылка на контракт и спецификацию (номер, дата);
• описание товара: наименование, артикулы, материал — достаточно подробное, чтобы соотнести с кодом ТН ВЭД;
• количество, цена за единицу, общая сумма по каждой позиции и итог;
• валюта платежа;
• базис поставки по Инкотермс с указанием места (например, FOB Shanghai);
• условия оплаты;
• страна происхождения товара;
• подпись и печать продавца.

Отдельно попросите поставщика указывать вес нетто и брутто по позициям — формально это территория упаковочного листа, но дублирование в инвойсе снимает много вопросов при сверке.

Инспектор смотрит инвойс не как бухгалтер, а как контролёр стоимости и классификации. Приоритеты такие:

• Стоимость против профилей риска. По каждому коду ТН ВЭД у таможни есть статистика цен. Если ваша цена заметно ниже «проходной» по этому коду, будет запрос на подтверждение стоимости: экспортная декларация Китая, прайс-листы, платёжки, переписка.
• Сходимость документов. Сумма в инвойсе — с платежами по контракту, количество — с упаковочным листом, вес — с транспортной накладной, отправитель — с коносаментом.
• Описание товара. «Parts» или «goods» вместо нормального описания — почти гарантированный запрос. Описание должно позволять проверить код ТН ВЭД.
• Полнота структуры цены. При базисе EXW/FOB к цене товара для таможенной стоимости добавляется фрахт до границы ЕАЭС — таможня проверит, что вы его учли.

Вывод простой: инвойс должен биться со всеми остальными документами до копейки и до килограмма.

Список ошибок, которые мы видим чаще всего:

• Инвойс «для таможни» с заниженной ценой. Двойные инвойсы — прямой путь к делу по ч.2 ст.16.2 КоАП: недостоверное декларирование грозит штрафом до двукратной стоимости товара. Контроль после выпуска работает три года, и расхождения между инвойсом и реальными платежами всплывают.
• Округлённые «красивые» цены на всё подряд — 1,00 $ за любую позицию выглядит как выдумка и притягивает проверку стоимости.
• Расхождение реквизитов: в контракте одна компания, в инвойсе другая (у китайцев часто отгружает «дочка» или агент). Это надо заранее отражать в контракте.
• Нет базиса поставки — невозможно понять, входит ли фрахт в цену, начинаются вопросы по структуре таможенной стоимости.
• Инвойс только на китайском. Нужен английский или русский вариант; для декларации потребуется перевод.

Перед отгрузкой запросите у поставщика драфт инвойса и проверьте его сами — исправить документ до выпуска коносамента гораздо проще, чем после прихода груза.

Описание товара в инвойсе — отправная точка для классификации. По коду ТН ВЭД считаются пошлина (у многих товаров ставка зависит от кода — проверьте по своему товару), НДС при ввозе 22% и таможенный сбор по шкале ПП РФ №1638 (минимум 1231 ₽). Ошибка в описании тянет за собой ошибку в коде, а значит — доначисления и штрафы.

Поэтому правильная последовательность такая: сначала определяете код ТН ВЭД и считаете экономику, потом согласовываете с поставщиком формулировки в инвойсе, чтобы описание соответствовало коду.

Посчитать код и себестоимость можно в сервисе БелоВоз — от 1 000 ₽, ответ от 5 минут, заявка [на главной](/#order). Внутри — расчётный конвейер, который подбирает код по описанию товара и сразу считает пошлину, НДС и сборы. Ещё удобнее через мини-апп в Telegram: заявка за минуту, статусы и счета приходят прямо в чат.